„Spätestens bei der Nutzung der Bausteine für die Insolvenz­fall­bearbeitung, die Immobiliar­vollstreckung und der Sach­aufklärung ist avviso nicht mehr wegzudenken“

Herr Schipper

Teamleiter Zwangsvollstreckung

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Suche nach einer geeigneten Vollstreckungssoftware

Die Stadtverwaltung Wilhelmshaven gehört zu den jüngeren avviso-Kunden der letzten Jahre. Im Jahre 2012 traf die Stadtkasse Wilhelmshaven die Entscheidung zur Einführung einer Vollstreckungslösung. Auslöser für die Umstrukturierung war die geplante Ablösung des Kassenverfahrens proFiskal durch die Finanzsoftware H&H. Da das bisherige Kassenverfahren ein internes Modul für die Vollstreckung hatte, musste man sich nach einer neuen Lösung für die Vollstreckung umsehen. Es wurde von uns daher nach einem auf dem Markt etablierten und für uns geeigneten Programm für die Erledigung der ansteigenden Vollstreckungsfälle gesucht. Nicht zum ersten Mal suchten wir daher den Kontakt zum datateam. Als Marktführer im Bereich des Forderungsmanagements war avviso für uns kein Fremdbegriff. Seit 2009 pflegten wir eine regelmäßige Kommunikation, ließen uns Einführungsangebote zukommen, fragten nach Referenzen, besuchten den Ausstellerstand auf der Landesarbeitstagung, der Kommunale Nürnberg und der CeBIT. Im Frühjahr 2011 gewannen wir bei einer Präsentation in unserem Haus einen weiteren überzeugenden Einblick in die Möglichkeiten und den Arbeitsablauf von und mit avviso.

Schulungen als Schlüssel zum Erfolg

Da avviso sowohl die Bedürfnisse von kleineren Verwaltungen unter 10.000 Einwohnern, als auch die Anforderungen einer Großstadt abdecken kann, wurde uns bereits bei der Organisationsberatung vor der Einführung und während dem eigentlichen Projektverlauf bewusst, dass das Fundament für einen professionellen Umgang mit avviso ein fundiertes Schulungskonzept ist. Grund dafür ist nicht die Unübersichtlichkeit oder gar die schwierige Bedienung, sondern vielmehr der Umfang den avviso für die Vollstreckungsarbeit bietet. Fachlich ist avviso einer internen Vollstreckung in jeder Hinsicht überlegen. Spätestens bei der Nutzung der Bausteine für die Insolvenzfallbearbeitung, die Immobiliarvollstreckung und der Sachaufklärung ist avviso nicht mehr wegzudenken.

Erfahrungen aus dem Einführungsprojekt

Besonders wichtig war für uns die Übernahme von bereits vorhandenen Forderungsdetails und Vollstreckungsinformationen. Wir wünschten uns eine Übernahme der vollstreckungsrelevanten Forderungen aus proFiskal, da H&H die Forderungen aus proFiskal lediglich saldiert übernommen und wieder ausgegeben hätte. Anschließend erfolgte die Datenausgabe aus dem alten Kassenverfahren sowie die Konvertierung der Forderungen und Buchungszeichen auf die Personenkonten im H&H.
Seit dem Produktivgang im Frühjahr 2013 nutzen wir die bidirektionale Anbindung von avviso, die für uns eine Integration in unser Kassenverfahren bedeutet. Vollstreckungsrelevante Daten werden von H&H automatisiert übergeben.
Die Automatisierung von Standardprozessen bringen der Stadt Wilhelmshaven erhebliche zeitliche und wirtschaftliche Einsparungen. Nebenforderungen wie Zinsen, Säumniszuschläge, Pfändungsgebühren usw. werden automatisch berechnet und können automatisch an das Kassenverfahren übergeben werden.
Wo früher in aufwendiger Arbeit Pfändungen und Forderungsaufstellungen mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware erstellt wurden, genügt heute ein Knopfdruck. Gerade im Bereich der Immobiliarvollstreckung konnte hier durch den Einsatz von avviso.zwang viel Zeit eingespart werden.
Über den Hintergrunddienst avviso.ereignis, können diverse vorher definierte Vorgänge zeitgesteuert überwacht und Aktionen in avviso ausführt werden. Dazu gehören beispielsweise automatisierte Überwachung von Terminen und Reaktionen auf eintretende Ereignisse wie z.B. die Überwachung von Ratenzahlungsterminen. Die Sachbearbeiter können sich so mehr auf die Bearbeitung von komplexen Geschäftsvorfällen und Sonderfällen konzentrieren. Ohne diese Automatisierung wäre die Bearbeitung von jährlich ca. 12.000 Forderungen nur schwer zu realisieren.

Rathaus Wilhelmshaven mit Wochenmarkt

Gemeinsam wirken statt zu fordern

Die Vollstreckungsabteilung der Stadt Wilhelmshaven hat gemeinsam mit datateam an der Weiterentwicklung der Rückanbindung zu H&H gearbeitet. Zusätzlich zu den in avviso berechneten Nebenforderungen ist es nun möglich, in avviso erfasste Amtshilfeersuchen per Schnittstelle an das Kassenverfahren zu übergeben. Besonders nützlich ist dies bei der Vielzahl der Anfragen des Beitragsservice, ehemals GEZ, die ebenfalls über eine Anbindung in avviso eingelesen werden. Gemeinsam konnte man hier einen Mehrwert erzielen, der zukünftig auch anderen avviso-Kunden als Standard zur Verfügung stehen wird.

Kundenimpressionen

Software entwickeln kann jeder, aber viel wichtiger sind vor allem die Menschen die dahinterstehen. Das Serviceteam ist immer bemüht, zeitnah auf unsere Fragen und Probleme einzugehen. Auch ist man jederzeit im Firmengelände willkommen und da es mich mehrmals im Jahr aus privaten Gründen nach Leipzig verschlägt, nutze ich dies gerne, um persönlich mit den Mitarbeitern von datateam in Kontakt zu treten. Sei es um Probleme zu erörtern oder einfach auch nur um sich auszutauschen. Neben dem alljährlichen Anwendertreffen im September und Oktober genieße ich so mehrmals im Jahr die Gastfreundschaft von datateam.

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