„Mit avviso haben wir das Projekt der digitalen Schuldnerakte verwirklicht“

Frau Kühlewein

Sachbearbeiterin Vollstreckung

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avviso berücksichtigt die Arbeitsabläufe unserer Verwaltung

Im Jahr 2006 führte die Stadtkasse Neckarsulm avviso in Verbindung mit dem Finanzverfahren FINANZ+ ein. Auch wenn wir mit 1.500 Vollstreckungsfällen im Jahr eine verhältnismäßig geringe Anzahl im Vergleich zu anderen Städten haben, macht sich die Software selbst bei unserer täglichen Arbeit bemerkbar. Die Vorteile der Vollstreckungssoftware liegen dabei auf der Hand. avviso liefert mit der integrierten Terminliste eine Überwachung aller Schuldner und stellt für uns das Wiedervorlagesystem dar. Somit geht uns kein Schuldner verloren. Sobald ein Fall ausgewählt wird, findet eine tagesaktuelle und automatische Berechnung von Säumniszuschlägen statt. Ebenso werden bei der Erstellung von Vorlagen eventuelle Pfändungsgebühren kalkuliert und in das Schreiben aufgenommen. avviso arbeitet mit einer Anbindung an Microsoft Word, wodurch wir unsere früheren Vorlagen in das System integrieren konnten und noch heute nutzen. Kombiniert mit den avviso-Standardvorlagen existiert in der Vollstreckungsabteilung somit eine umfangreiche Vorlagenverwaltung.

Anbindung an das Kassenverfahren

Besonders von Vorteil ist die Anbindung an unser Kassenverfahren Finanz+, die nicht nur Schuldnerforderungen, sondern ebenso Zahlungen vom Kassenverfahren an avviso übergibt und gewährleistet, dass sich beide Systeme auf dem gleichen Stand befinden. Eine manuelle Eingabe dieser Stellungen entfällt. Dies ermöglicht eine wertvolle Zeitersparnis.
Neckarsulm arbeitet außerdem mit dem Bemerkungsfeld im Schuldnerkarteiblatt, das bei Abwesenheit des zuständigen Sachbearbeiters die Aktenbearbeitung durch die Vertretung enorm erleichtert.

Mit avviso zum papierlosen Büro

Mit der Einführung von avviso wurde im gleichen Zuge die Sachbearbeitung anstatt nach Einnahmearten fortan nach Buchstaben geordnet und die Aktenführung vereinheitlicht. In avviso erstellte Schriftstücke erden automatisch im integrierten Textarchiv gespeichert und können jederzeit erneut abgerufen werden. 2015 entschieden wir uns für die Einführung des Erweiterungsbausteins avviso.postbox, der das schuldnerbezogene Einscannen des eingehenden Schriftverkehrs ermöglicht. Dadurch wird die elektronische Aktenablage weiter optimiert. Eingehende Anfragen können direkt und ohne Hinzuziehung von Papierakten beantwortet werden. Die avviso.postbox hat uns bei der Verwirklichung der e-Akte sehr geholfen.

Rathaus in Neckarsulm

Erfahrungen mit avviso und datateam

Aufgrund all dieser Vorzüge wurde der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert und die SachbearbeiterInnen können sich auf die wesentliche Vollstreckungs- und Ermittlungstätigkeit konzentrieren. Durch die Abbildung dieser neuen Organisationsstruktur im avviso, erzielten wir ungeahnte Synergien, die ohne die Software nicht möglich gewesen wären. Sollte es einmal zu Problemen kommen oder sich Fragen ergeben, steht die Service-Hotline zeitnah und kompetent zur Verfügung. Telefonkonferenzen helfen auch bei kleineren Anliegen Lösungen zu finden. Den Schritt, avviso als Vollstreckungssoftware einzusetzen, haben wir noch nie bereut.

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