,,Seit der Einführung von avviso gehören Taschenrechner und Excel-Listen der Vergangenheit an"

Frau Niehaus

Kassenleiterin

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Optimierung der Arbeitsabläufe durch avviso

Als Mitglied der Kommunalen ADV-Anwendergemeinschaft West (KAAW) erfuhren wir Anfang 2007 von der Vollstreckungssoftware avviso. Die Teilnahme an Gemeinschaftspräsentationen und ausführliche Gespräche mit datateam-Mitarbeitern überzeugten uns von der Qualität der Software, so dass wir uns im Oktober desselben Jahres für die Einführung entschieden. Die Stadt Ibbenbüren setzt seit vielen Jahren das Kassenverfahren ab-data ein und verwaltet rund 52.000 Einwohner. Da wir bisher unsere Vollstreckungsaktivitäten auf manuellem Wege erledigten, erhofften wir uns durch avviso eine Optimierung unserer Arbeitsabläufe.

Ablösung der Taschenrechner und Excel-Listen

Es stellte sich bereits kurz nach der ersten Schulung heraus, dass das Arbeiten mit avviso nicht nur eine Arbeitserleichterung ist, sondern uns ebenso enorm viel Zeit erspart. Es muss hierbei betont werden, dass wir bei der Einführung von avviso lediglich das Grundsystem nutzten und vorerst auf Erweiterungsbausteine verzichteten. Doch selbst die Basisversion mit der automatisierten Zins- und Säumniszuschlagsberechnung, der Schriftstückerstellung aus individuell anpassbaren Vorlagen und der Massenverarbeitung, deckte bereits unsere Bedürfnisse ab. Die manuelle Arbeit mit dem Taschenrechner und Wiedervorlagen in unzähligen Excel-Listen gehört der Vergangenheit an.

Manuelle Buchungen wurden zur Ausnahme

Einen großen Vorteil stellt für uns die bidirektionale Anbindung von avviso an unser Kassenverfahren dar. Unsere Mahnläufe führen wir weiterhin in ab-data durch. Ab einer bestimmten Mahnstufe werden alle vollstreckungsrelevanten Fälle automatisiert an avviso übergeben. Wir müssen keine Dateien manuell einlesen, sondern werden durch Tagesabschlüsse in ab-data mit neuen Fällen versorgt. Zusätzlich nutzen wir die Rückanbindung von avviso an ab-data, die weiterberechnete Nebenforderungen ebenso automatisiert an das Kassenverfahren übergibt. Manuelle Buchungen sind bei uns eine Seltenheit geworden und meist organisatorische Korrekturen.

Individuell anpassbar

Im Laufe der Jahre sind unsere Anforderungen und ebenso das Produktportfolio von datateam gewachsen. Neben dem Grundsystem nutzen wir mittlerweile die Erweiterungsbausteine avviso.bank für die Zahlbarmachung eingenommener Gelder aus Amtshilfeersuchen, avviso.inso für Insolvenzfälle, avviso.postbox für eine digitale Aktenführung sowie den avviso.controller zur Auswertung unserer Vollstreckungsabläufe. Ebenso sind wir von der kostenfreien Erweiterung avviso-Sachaufklärung überzeugt, mit der wir nicht nur das Vollstreckungsportal abfragen, sondern auch Vermögensauskünfte von Schuldnern abnehmen und einliefern. Für Herbst 2016 ist die Einführung der Anbindung an den Beitragsservice (GEZ) vorgesehen, mit dem wir Amtshilfeersuchen elektronisch in avviso einlesen können.

Kontakt zwischen avviso-Anwendern

Wir freuen uns ganz besonders über die Entscheidung von datateam, vermehrt auf lokale Anwendertreffen zu setzen. Im Jahre 2015 nutzten wir die Gelegenheit und besuchten die avviso-Anwendertage in Altenberge, die gemeinsam von datateam und der KAAW organisiert wurden. Wir nahmen an der Rechtsschulung zum Thema „Sachaufklärung in der Praxis" und dem avviso-Workshop teil, durch den wir aktuelle Neuerungen kennenlernten und unsere Fragen zu Funktionen beantwortet wurden. Ebenso informativ war der Erfahrungsaustausch mit anderen Anwendern aus dem Münsterland. Bei den nächsten Anwendertreffen in der Umgebung sind wir wieder dabei.

Rathaus in Ibbenbüren

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