„Auch bei komplexeren Fragen fühle ich mich nie allein gelassen, sondern immer gut informiert und beraten“

Herr Buchholz

Leiter Vollstreckungsabteilung

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Erfahrungen aus dem Einsatz von avviso

Die Ablösung eines veralteten Buchungssystems war der Beginn der Ära avviso bei der Stadt Göttingen. Vor der Einführung überprüften wir unsere Arbeitsabläufe, die für uns zwar geübte Gewohnheit waren, aber mit einer modernen Vollstreckung nicht mehr mithalten konnten. avviso liefert uns in kürzester Zeit einen kompletten Überblick über den Schuldner, seine offenen Posten und sein Zahlungsverhalten. Der Einsatz von Schnittstellen zum Bußgeldprogramm, zum Kassenprogramm und zum Beitragsservice entlastet uns vom manuellen Erfassen und minimiert die Zuordnungsfehler erheblich. Die Entscheidung wurde aufgrund des Preis-Leistungs-Verhältnisses getroffen. Seit Dezember 2001 ist avviso bei uns im Produktiveinsatz. datateam hat uns sehr dabei unterstützt, individuelle Strukturen in der Zuständigkeit der Mitarbeiter, der Straßeneinteilung und der Außendienstbezirke im Programm abzubilden. Die alltägliche Fallbearbeitung mit avviso ist für uns in der Vollstreckung unentbehrlich geworden.

Schneller vollstrecken dank automatisierter Anbindungen

Für die Vollstreckungsbehörde heißt das, zeitnah nach der Mahnung mit den entsprechenden Daten für die Vollstreckung versorgt zu werden und diese ebenso zeitnah in Vollstreckungsaufträge oder Amtshilfeersuchen umzusetzen, damit der Außendienst tätig werden kann. Wöchentlich werden aktuelle Vollstreckungsdaten aus den Vorverfahren eingelesen, von der Sachbearbeitung geprüft und umgesetzt. Die Zahlungen auf Bußgelder werden täglich automatisch aktualisiert.

Fingerspitzengefühl als Schlüssel zum Erfolg

Besondere Kunden benötigen besondere Maßnahmen. Diese Weisheit kennt jeder, der in der Vollstreckung tätig ist. Manchmal reicht eine Ankündigung aus, um eine Zahlung zu bewirken. Andere benötigen oder fordern durch ihr Verhalten eine speziellere Behandlung. Mit avviso können wir von der Ankündigung der Vollstreckung bis zur Durchsuchungsanordnung, der Forderungspfändung oder dem Zwangsversteigerungsantrag alles in Minutenschnelle erledigen. Die Möglichkeit, beim Schuldner im Datenblatt Informationen zu hinterlegen, beispielsweise wann eine Maßnahme am besten greift, ermöglicht auch bei Abwesenheit eines Sachbearbeiters dem Vertreter die richtige Reaktion zum richtigen Zeitpunkt.

Insolvenzen und Versteigerungen im Handumdrehen

Durch die Erweiterung des Grundsystems um die Bausteine avviso.inso und avviso.zwang können wir sofort und ohne Rückfragen erkennen, ob eine Forderung weiterhin Aufmerksamkeit verdient oder bereits erfasst ist und welchen Stand diese hat. Gerade die automatisierte Berechnung von Zinsen und Säumniszuschlägen bis zum Eröffnungstermin der Versteigerung ist eine unverzichtbare Erleichterung.

Neues Rathaus am Hiroshimaplatz

Zeitersparnis ermöglicht weitere Informationsbeschaffung

Die Bearbeitung von Standardvorgängen hat an Effizienz gewonnen. Die Zeitersparnis wird von uns intensiv genutzt, um durch Recherche im Internet und anderen Quellen neue Vollstreckungsansätze bei schwierigen Kunden zu finden oder Kunden, die untergetaucht sind, wieder aufzuspüren. avviso bietet dem Sachbearbeiter oder Vollziehungsbeamten in Sekundenschnelle eine aktuelle Berechnung von Zinsen und anderen Nebenforderungen. Bei Bedarf erhält der Schuldner eine gedruckte Übersicht über offene Forderungen noch während eines Gespräches. Besonders effizient empfinden wir die Ratenzahlungsvereinbarung. Mit dieser können wir dem Schuldner unmittelbar nach dem Gespräch alle vereinbarten Zahlungen und Fälligkeiten ausgedruckt mitgeben. Häufig wird dieses vom Schuldner bei der Bank vorgelegt und dort übernommen. Die Überweisungen werden oftmals pünktlich ausgeführt. Das Textarchiv verhindert tausende von teils unnützen Ausdrucken und den berühmten Dreikampf: knicken, lochen, heften. Obendrein gibt es dem Sachbearbeiter einen sofortigen Zugriff auf alle Schriftstücke, die mit avviso erstellt wurden. Auch diese Zeit kommt der direkten Vollstreckung zu Gute. Wir könnten sonst ca. 18500 Forderungen pro Jahr nicht bewältigen.

Auswertungen für die Führungsebene

Mit den Auswertungen aus avviso können schnell belastbare Zahlen zur Auslastung der Mitarbeiter, Art der vollzogenen Maßnahmen, der Wirtschaftlichkeit und zu Erfolgen der Vollstreckung vorgelegt werden. Im Standard sind circa 80 Reports enthalten. Auf Wunsch sind diese um individuelle Auswertungen erweiterbar.

Betreuung durch datateam

An dieser Stelle möchte ich die Service-Hotline loben. An manchen Tagen sitze ich an einem Problem und finde den Weg zur Lösung nicht. Meist genügt ein Anruf und mir wird geholfen. Selbst bei komplexeren Fragen und Problemen fühle ich mich nie allein gelassen, sondern bin immer gut informiert und beraten. Auch das Angebot des Systempflegetages mit Betreuung vor Ort hat uns sehr zufriedengestellt. Sollte dieses Angebot dauerhaft in das Portfolio aufgenommen werden, wird dieses auch zukünftig von uns in Anspruch genommen.

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