„Mit avviso haben wir unser Forderungsmanagement grundlegend verbessert“

Ralf Macher

Leiter Geschäftspartnerbuchhaltung/-pflege und Zahlungsabwicklung

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Auf der Suche nach einer Vollstreckungslösung

Im Sommer 2010, rund drei Jahre nach der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements, war es für die Stadt Essen höchste Zeit, auch für den Vollstreckungsbereich eine zeitgemäße IT-Lösung bereitzustellen. Die vorhandene MS-ACCESS-basierende Eigenentwicklung stieß technisch und inhaltlich an ihre Grenzen. Prozessoptimierungen waren, wenn überhaupt nur unter erheblichem Aufwand umzusetzen. Auch konnte die Softwarepflege für die Zukunft nicht auf Dauer sichergestellt werden. In der Ausschreibung zur Beschaffung einer passenden Vollstreckungslösung waren die Anforderungen klar umrissen. Ziele waren u.a.:

  • die weitestgehende Automatisierung von Standardprozessen im Tagesgeschäft zwecks Reduzierung der durchschnittlichen Einziehungsdauer von Forderungen,
  • die für das Forderungsmanagement notwendige Abbildung der Buchhaltungsvorgänge auf Seiten der Vollstreckungssoftware,
  • die Softwareintegration zwischen der führenden SAP FI-CA Anwendung (PSCD Massenkontokorrentlösung für den Public Sector) und avviso durch Einsatz einer Dialogschnittstelle.

Eignungsprüfung mittels Ausschreibungsverfahren

Im Ausschreibungsverfahren wurden marktrelevante Vollstreckungssoftwareanbieter um Abgabe von Leistungsbeschreibungen, Referenzen und Unternehmensdarstellungen gebeten. Einen besonderen Wert legte Essen dabei auf praxisnahe Erfahrungen in erfolgreich abgeschlossenen SAP-Projekten. Zwecks Objektivierung der Bewertung der verschiedenen Angebote wurden Funktionalitäten und Leistungsumfang der Software sowie Service, Preisgestaltung und Entwicklungsplanung der Hersteller anhand eines Punktekataloges beurteilt. Die Darstellung der DATA-team Produkte überzeugte und so erhielt der Leipziger Anbieter mit Abstand die höchste Punktzahl und damit den Zuschlag.

Burgplatz und Münsterkirche in Essen mit Rathaus

Gemeinsames Verständnis für Projektmanagement

Nach einer längeren Anlaufphase und Wechsel in der Essener Projektleitung, führten DATA-team, die Finanzbuchhaltung und das Essener Systemhaus als IT-Dienstleister der Stadt Essen ein Projekt-Redesign durch, in dessen Mitte die Optimierung der Kommunikation, die Einrichtung von Meilensteinen und die Planung von Entwicklungs- und Fachtestressourcen stand. Auch wurde ein technischer Weg gefunden, die Aktivitäten auf Kunden- und Anbieterseite zielgerichtet zu koordinieren. Durch eine optimierte Kundenbetreuung via Telefon- und Web-Konferenzen sowie der Erbringung wiederholter Systemserviceleistungen mittels Fernwartung, konnten erhebliche Projektkosten gespart werden. Die Reaktionszeiten in der Einführungsphase reduzierten sich teilweise auf den Stundentakt.

Einführung der Gesamtlösung avviso

Der erfolgreiche Produktivgang fand im Februar 2013 statt. Mit über 100 avviso-Grundlizenzen stellt Essen heute einen der größten kommunalen Kunden der DATA-team GmbH dar. Unterstützend zu den Grundfunktionen wurden außerdem Erweiterungsbausteine für die Insolvenzfallbearbeitung, die Immobiliarvollstreckung, das Niederschlagungsmanagement, die digitale Schuldnerakte, den elektronischen Mahnbescheid, die Auszahlung eingezogener Forderungen aus Amts- und Vollstreckungshilfeersuchen sowie den stark für Essener Belange modifizierten Ereignisdienst implementiert. Zusätzlich wurden vollstreckungsrelevante Daten des Beitragsservice, ehemals GEZ, in avviso eingelesen.

Mehreinnahmen durch Forderungsoptimierung

Rückblickend auf unsere Anforderungen an eine Vollstreckungssoftware hat avviso unsere Erwartungen erfüllt. Die Dialogschnittstelle in Form eines „Dienstes“ zum SAP ERP garantiert einen sekundenaktuellen Datenbestand und entlastet von der manuellen Forderungs- und Schuldnererfassung. Ohne zusätzlichen Schreibaufwand werden nunmehr Dokumente und Forderungsaufstellungen bei einem Terminvollzug erzeugt, Wiedervorlagen erstellt und die passenden Folgemaßnahmen optional vorgeschlagen. In avviso errechnete Zinsen, Säumniszuschläge und andere Nebenforderungen gelangen über die Schnittstelle ins Hauptrechnungswesen, eine Arbeit, die früher manuell durchgeführt werden musste. Fazit: wir sind schneller geworden und haben einen konsistenten Vollstreckungsbestand zur Geschäftspartnerbuchhaltung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von manuellen Standardtätigkeiten weitestgehend befreit. Die Liquiditätsverbesserung durch zügigeren Forderungseinzug im Vergleich zum Altsystem wird heute deutlich. Mit avviso haben wir unser Forderungsmanagement grundlegend verbessert.

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